Microsoft Project, il software per la pianificazione e l’ottimizzazione di tutte le attività progettuali

C’è una linea sottile tra un progetto riuscito ed un progetto non portato a termine: l’organizzazione. Nel business di oggi pianificare le attività, assegnare compiti, priorità e scadenze è decisivo per determinare la buona riuscita di un progetto o meno. È quello che comunemente chiamiamo project management, la disciplina che permette di portare a termine un lavoro rispettando l’evoluzione del progetto iniziale, su un metodo di pianificazione ben ponderato.

Microsoft mette a disposizione dei suoi utenti una serie di software e soluzioni che aiutano a pianificare ogni singola fase di un’attività progettuale, seguendone percorso ed evoluzione fino ad arrivare alla meta, in questo caso la buona riuscita del progetto. Come un treno che deve seguire un binario e giungere in tempo alla stazione, la pianificazione di un progetto deve analizzare ogni step e ogni possibile incidente di percorso. Tra le soluzioni messe a disposizione da Microsoft per i suoi clienti, oggi vi introduciamo a Microsoft Project, un potente alleato che vi permette di rispettare tempi, costi e supervisionare le fasi delle vostre attività.

La fase primordiale di un progetto è quella di individuare gli obiettivi, le risorse da coinvolgere, i ruoli e gli strumenti di coordinamento. Bisogna poi sempre stabilire scadenze, budget, servizi, prodotti e strumentazioni necessarie.

Un progetto non può partire se non si sono delineati bene queste fasi e la strada per ottenerle: Obiettivi; Attività; Monitoraggio; Scadenze intermedie, Deadline.

La pianificazione deve lasciare un margine a imprevisti o incidenti di percorso e controllare lo stato di avanzamento dei lavori e lasciare spazio a interventi correttivi o in grado di potenziare il progetto. Centro nevralgico dei tutta la “macchina” è ovviamente il project manager che deve essere in grado di tenere le redini del gioco in ogni sua fase e nei confronti di ogni risorsa impegnata. È qui che subentra il grande potenziale di Microsoft Project, un tool che permette di organizzare e garantire la massima resa ad ogni singola fase del lavoro fino al termine dell’attività.

Microsoft Project

Microsoft Project permette di organizzare tutti i dati (dell’azienda o provenienti dall’esterno) e le fasi che a strutturare e sostenere il progetto. Project rende possibile la divisione delle macro attività in tutti gli elementi che le compongono. La visione dall’alto di ogni singola componente permette di identificare con tempi, costi e risorse necessarie per ogni fase. Si possono assegnare priorità e monitorarle, verificare la produttività di ogni risorsa e intervenire quando l’andatura della macchina ne ha bisogno. Attraverso modelli predefiniti di progettazione, sarà possibile ottimizzare ogni singolo passaggio.

Impostando una data di inizio lavori e una data di fine lavori si avrà a disposizione una griglia organizzativa in cui inserire tutti i dati riguardanti il progetto. L’insieme dei dati inseriti renderà possibile la realizzazione di un diagramma di Gantt, una rappresentazione grafica e a 360° dell’intero progetto.

La struttura a celle della schermata vi permetterà di modificare, inserire e tenere sotto controllo tutti i dati e accanto il diagramma di Gantt varierà in base ai numeri che andrete via via inserendo. Le celle potranno contenere: Task ID; Attività e durata; Data inizio e fine; Dipendenze; Risorse; Vista del Gantt; Orario di lavoro; Percorso critico. Tutte variabili a cui sarete voi ad assegnare priorità ed etichette. La sezione dedicata alle risorse vi permetterà di programmarne il numero, i compiti e anche le ore in cui lavoreranno.

Vi basterà inserire i dati e Microsoft Project farà automaticamente le proiezioni (anche visive) dello stato dell’arte del vostro progetto.

Avviato il progetto potrete intervenire o semplicemente seguirne lo sviluppo, in base alla direzione analitica prenderà nelle varie tappe. Insomma, Microsoft Project è uno strumento che riduce al minimo il rischio di vedere i vostri progetti non rispettare le attese.

Danilo Stancato